ул. Александра Довженка,
дом 2
, оф. 41, г. Киев, 03057
Украина
+380 (44) 456-08-22

Регистрация баз персональных данных: вопросы-ответы

Що таке база персональних даних?

База персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних. Тобто, якщо ви сформували таблицю в якій в кожній колонці вносите дані про фізичних осіб, це вже є базою даних. Якщо ви записуєте інформацію про фізичних осіб на листку паперу,а потім згруповуєте в певному порядку, тобто створюєте картотеку, то ви також створюєте базу персональних даних. Договори не є базою персональних даних.

Чи є договори базою персональних даних?

Ні, договори не маю такої ознаки як упорядкування та систематизація, а тому не є базою персональних даних. Якщо інформацію про фізичних осіб, яка міститься в договорі перенести в окрему таблицю (комп'ютерну програму),на окремі карточки чи журнал - така сукупність відомостей вже буде становити базу персональних даних.

Чи необхідно реєструвати базу персональних даних працівників, якщо у мене всього 1 працівник?

Так, потрібно. Незалежно від кількості працівників ви передаєте про них інформацію до податкової інспекції, пенсійного фонду, а тому використовуєте їх персональні дані.

Чи необхідно фізичним особам-підприємцям (ФОП) реєструвати базу персональних даних?

Якщо у вас немає найманих працівниківі ви не формуєте базу даних по клієнтам-фізичним особам, вам не потрібно реєструвати базу персональних даних.

Чи потрібно створити базу персональних?

Якщо у вас немає потреби в такій базі даних вам не потрібно її створювати. Законодавством не передбачено обов'язок створювати бази даних, а тому ніхто не може вас зобовязати її створити. Виключення стосуються лише спеціальних субєктів, наприклад медичні заклади, заклади освіти та ін.

Чи порібно при реєстрації передавати інформацію про працівників чи інших осіб, чиї дані внесені до бази персональних даних?

Державну службу України з питань захисту персональних даних (реєструвальний орган) це цікавить чиї дані ви вносите до бази даних. Головне щоб у випадку проведення перевірок ви могли підтвердити, що особа, чиї дані ви внесли до бази надала вам на це згоду. Підтвердження такої згоди необхідне лише в тому випадку, якщо така особа поскаржилася на вас з приводу незаконної обробки її персональних даних. В іншому випадку Державна служба України з питань захисту персональних даних не має право вимагати від вас такої згоди.

Навіщо реєструвати базу персональних даних?

Щоб уникнути штрафних санкцій.

Якщо я зареєструю базу персональних даних, чи означає це що мене будуть перевіряти?

Ні, перевірка не залежить від того чи зареєстрували ви базу персональних даних чи ні. В Державної служби України з питань захисту персональних даних є план перевірки, який не залежить від того зареєстрували ви базу, чи ні.

Податкова інспекція змушує реєструвати базу персональних даних, що робити?

Державна податкова інспекція не відноситься до органів, які наділені спеціальними повноваженнями з питань захисту персональних даних. Такі вимоги є незаконними та не відповідають компетенції податкових органів.

Якщо я зареєструю базу персональних даних після 01.01.2012 року, чи накладуть на мене штраф?

Ні, відповідальність настає за ухилення від реєстрації. Закон не визначає строк протягом якого ви повинні зареєструвати базу персональних даних. Паніка щодо реєстрації баз даних призвела до виникнення неправдивої інформації стосовно того, що базу необхідно зареєструвати до 16.12.2011 року. За такою логікою навіть підприємства які створені після 01.01.2012 року повинні притягатися до відповідальності. Це абсолютна нісенітниця. Штраф це виключно адміністративна відповідальність, яка настає в порядку передбаченому Кодексом України про адміністративні правопорушення. Перед тим як притягнути особу до відповідальності, відповідний орган повинен направити певного працівника для проведення перевірки, скласти протокол, винести постанову про адміністративне правопорушення, яка, в свою чергу, може бути оскаржена до суду.

Можливо краще зачекати з реєстрацією та не спішити?

Вирішувати чи реєструвати будете виключно ви. Враховуючи те. що реєстрація є безкоштовною, жодних відомостей з баз даних ви нікому не передаєте, радимо вам здійснити таку реєстрацію та зняти це питання.

Вверх