ул. Александра Довженка,
дом 2
, оф. 41, г. Киев, 03057
Украина
+380 (44) 456-08-22

Факсимиле: правовая оценка возможности использования



Все чаще, в практике подписания юридических документов стороны прибегают к использованию факсимиле, как одного из быстрых и удобных способов идентификации. Использование факсимиле имеет свои особенности, которые непременно должны быть учтены адвокатами и юристами при сопровождении хозяйственной деятельности компаний

Понятие факсимиле и порядок использования

Факсимиле на латыни «fac simile» - сделай подобное. Фактически – это печать, клише,  что воссоздает собственноручную подпись, аналог последней.

Основным отличием факсимиле от собственноручной подписи является отсутствие возможности утверждать, что в соответствующем документе выражена воля лица, чья подпись воспроизведена. Соответственно, использование аналога собственноручной подписи возможное лишь при наличии действенного механизма установления достоверности документа, подписанного с использованием факсимиле.

Относительно использования факсимиле в гражданско-правовых отношениях правовая позиция выражена более ярко, тогда как о его использовании в отношениях, не регламентированных гражданским законодательством, прямо ничего не сказано. При этом действовать в рамках закона можно, руководствуясь принципом «все, что не запрещено – разрешено», не допуская расширенного толкования правовых норм. В данном случае в нормативно-правовых актах чаще всего содержится прямое указание на наличие в документе личной подписи

Собственно, согласно ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины использование при совершении правомочий факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.

Согласно п. 2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24 мая 1995 г. N 88, документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона Украины « О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» первичные и сведенные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь такие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату и место составления; название предприятия, от лица которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции

По мнению Госкомпредпринимательства, субъекты хозяйствования имеют право использовать при осуществлении правомочий факсимильные подписи, если действующим законодательством не установлен запрет относительно использования таких подписей, а также в случае достижения письменного согласия между сторонами правомочия относительно их применения (Письмо от 12.01.05. № 145).

Согласно п. 59 Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2011 г. N 1242, факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или другого копирования не допускается. Но принцип «запрещено то, что не разрешено» может касаться исключительно органов власти и их должностных лиц, а для других действует принцип «разрешено все, что не запрещено».

Возможность использования факсимильной подписи предусмотрена:

Пунктом 2.2. Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 29 декабря 2000 г. N 520, согласно которому чек заполняется как от руки, так и с помощью технических средств. Использование факсимиле разрешается при подписывании чеков, которые предназначены для выплаты пенсий (переводы пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в других случаях, которые предусмотрены законодательством страны чекодателя

Пунктом в ст. 20 Унифицированных правил и обычаев для документальных аккредитивов (редакция 1993 г., публикация Международной Торговой Палаты N 500), согласно которым документ может быть подписан путем непосредственной подписи, факсимильной подписи, штампа, символа или другим механическим или электронным образом удостоверения, если только в аккредитиве не предусмотрено иное.

Использование факсимильной подписи  не допускается:

Согласно п. 2.2. Положения о порядке осуществления безналичных расчетов в национальной денежной единице Украины в особый период, утвержденного Постановлением Правления Национального банка Украины от 23 декабря 2003 г. N 577, в случае расчетов платежными поручениями плательщик выписывает платежное поручение не менее чем в трех экземплярах с использованием технических средств или заполняет собственноручно шариковой ручкой. Первый экземпляр платежного поручения заверяется подписями ответственных лиц и отражением печати клиента (кроме физических лиц, которые ее не имеют). Не разрешается использовать факсимиле вместо подписей, а также делать на документах любые исправления

Согласно п. 1.9. Инструкции о ведении кассовых сделок банками в Украине, утвержденной Постановлением Правления Национального банка Украины от 01.06.2011 N 174, денежные чеки действительны на протяжении 10 календарных дней со дня их выписки, не учитывая день выписки. Дата на чеке отмечается так: дата и год цифрами, месяц словом. Денежный чек должен содержать отражение печати и подписи (подпись) уполномоченных лиц (лица) клиента согласно карточке образцов подписей. Использование факсимиле не допускается

Согласно п. 2.8. Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 21 января 2004 г. N 22, во время подписывания расчетного документа не разрешается использовать факсимиле, а также исправление и заполнение расчетного документа в несколько приемов

Согласно п. 7.20. Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления Национального банка Украины от 21 января 2004 г. N 22, банк-эмитент может отказаться от оплаты чека, если: чек или реестр чека заполнены с нарушением требований этой главы или есть исправления, вместо подписи стоит факсимиле

Согласно п. 2.1. Положения о порядке выполнения банками документов на перевод, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлов, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 28 июля 2008 г. N 216, плательщик для осуществления операции по переводу средств в иностранной валюте или банковских металлов со счета подает в уполномоченный банк платежное поручение в иностранной валюте или банковских металлах в произвольной форме, которое обязательно должно содержать такие реквизиты: отражение печати и подписи ответственных лиц плательщика, которые заявлены им в карточке с образцами подписей и оттиска печати (для физического лица, которое не имеет печати, проставляется только его подпись).

Согласно п. 16 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 01.11.2011 N 1379, все экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять снабжение товаров/услуг, и скрепляются печатью такого налогоплательщика – продавца

Согласно п. 48.3. ст. 48 Налогового кодекса Украины налоговая декларация должна содержать такие обязательные реквизиты: … подписи налогоплательщика - физического лица и/или должностных лиц налогоплательщика, определенных этим Кодексом, заверенные печатью налогоплательщика (при наличии).

Согласно п. 3.3. Положения о ведении кассовых сделок в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15 декабря 2004 г. N 637, прием денежной наличности в кассы проводится по прибыльным кассовыми ордерам, подписанным главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия.

Согласно п. 3.4. Положения о ведении кассовых сделок в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 15 декабря 2004 г. N 637, выдача денежной наличности из касс проводится по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям. Документы на выдачу денежной наличности должны подписывать руководитель и главный бухгалтер или работник предприятия, который на это уполномочен руководителем. К расходным ордерам могут прикладываться заявления на выдачу денежной наличности, расчеты и т.д.

Согласно п. п. 2.13., 2.20-1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты населения Украины  от 29 июля 1993 г. N 58 все записи в трудовых книжках заверяют подписью руководителя предприятия или специально уполномоченным им лицом и печатью предприятия или печатью отдела кадров

Выводы

Итак, из анализа исследованных выше нормативно-правовых актов можно сделать вывод, что использование факсимиле возможно на внутренних документах, корреспонденции, первичных документах, которые не принадлежат к категории банковских (финансовых), и договорах (актах выполненных работ ( предоставленных услуг), расходных накладных, и т.п.), когда об этом стороны заранее договорились.  Для этого руководителю необходимо выдать приказ и разработать положение о порядке применения факсимиле на предприятии, в котором привести перечень документов, на которых его можно проставляться

Если выходить из практики, факсимиле используется на всех внутренних документах предприятия и договорах, но вопрос использования факсимильной подписи должно быть урегулирован (приказ, инструкция, регламент использования, и т.п.). Из практики: не допускается использования факсимиле на банковских документах и документах первичного бухгалтерского учета

По поводу использования факсимиле на финансовых документах, как видится из анализа законодательства, вопросов не возникает. Для того, чтобы решить вопрос о возможности использовать факсимиле на документах первичного бухгалтерского учета, во избежание споров со сборщиками налогов в будущем, можно обратиться за индивидуальной налоговой консультацией, в порядке ст. 52 ПКУ.


Вверх