Згідно з п.138.2 ст.138 Податкового кодексу України, витрати, які враховуються для визначення об'єкта оподаткування, визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов'язковість ведення і зберігання яких передбачено правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II цього Кодексу.
Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» і Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку № 88, первинні документи мають відповідати таким вимогам:
- складатися під час або одразу після закінчення господарської операції;
- складатися на паперових носіях або в електронному вигляді (за умови застосування електронного підпису);
- повинні містити:
- назву документа;
- дату і місце складання;
- назву підприємства (підприємств);
- зміст і обсяг господарської операції, одиницю виміру операції;
- посади осіб, відповідальних за здійснення операції;
- особистий підпис.
При цьому скріплювати печаткою підпис посадової особи не обов’язково. Однак перелік осіб, уповноважених підписувати первинні документи, має бути затверджений керівником підприємства (п. 2.13 Положення).
Отже, норми податкового законодавства не передбачали і не передбачають обов’язок вести облік витрат на ПММ (пально-мастильні матеріали) на підставі лише дорожніх листів. Законодавство містить тільки вимогу щодо відображення витрат на ПММ на підставі первинних документів.
Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень», який набув чинності 14.08.11 року, видалено з ряду законодавчих актів термін «дорожній лист» та вимоги щодо необхідності його перевірки. Зокрема, ЗУ «Про автомобільний транспорт», ст. 16 ЗУ «Про дорожній рух», п. 21. ст. 11 ЗУ «Про міліцію», ст. 126 КУпАП. Також дано вказівку Кабміну привести у відповідність із цим законом свої нормативно-правові акти.
05.12.2013 року було внесено зміни до Наказу Міністерства транспорту України від 14 жовтня 1997 року N 363, яким затверджено Правила перевезення вантажів автомобільним транспортом в Україні № 363, відповідно до яких з Правил було виключено термін «дорожній лист» та вимогу щодо його обов’язковості (п. 11.3.). Зміни набули чинності 14.01.14 року.
10 грудня 2013 року втратив чинність Наказ Міністерства транспорту України, Міністерства статистики України від 29 грудня 1995 року N 488/346, яким було затверджено типові форми первинного обліку роботи вантажного автомобіля, зокрема подорожній лист вантажного автомобіля, ф. N 2. Таким чином з 10 грудня 2013 року названа форма первинного обліку не є обов’язковою до застосування суб’єктами господарської діяльності.
У той же час, єдиним нормативно-правовим актом, в якому на сьогоднішній день є згадка про дорожній лист є Постанова КМУ № 207 від 25.02.2009 року «Про затвердження Переліку документів, необхідних для здійснення перевезення вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні», відповідно до якої «для водія юридичної особи необхідним є також дорожній лист з відмітками про проведення передрейсових медичного огляду водія та огляду технічного стану транспортного засобу».
Однак, враховуючи приписи Закону України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо усунення надмірного державного регулювання у сфері автомобільних перевезень», який набув чинності 14.08.11 року, а також відсутність законодавчоївимоги щодо необхідності його перевірки, дане положення Постанови КМУ № 207 є незаконним, оскільки не відповідає нормам права, які мають вищу юридичну силу.
У п. 2.7 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88) визначено, що первинні документи складаються на бланках типових і спеціалізованих форм, затверджених відповідними органами державної влади. Крім того, документування господарських операцій може здійснюватись із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм.
Зважаючи на викладене, вважаємо за доцільне затвердити внутрішнім наказом по підприємству форму подорожнього листа, який можна буде використовувати для списання ПММ. При цьому можна відійти від його типової форми, яку скасовано, підкоригувавши його реквізити під власні потреби підприємства. Головне, щоб у документі були всі обов’язкові реквізити первинного документа. При цьому періодичність оформлення цих документів підприємство може встановити на власний розсуд.
