вул. Олександра Довженка,
буд. 2
, оф. 41, м. Київ, 03057
Україна
+380 (44) 456-08-22

Факсиміле: правова оцінка можливості використання



Все частіше, в практиці підписання юридичних документів сторони вдаються до використання факсиміле, як одного із швидких та зручних способів ідентифікації. Використання факсиміле має свої особливості, які неодмінно повинні бути враховані адвокатами та юристами при супроводженні господарської діяльності компаній.

Поняття факсиміле та порядок використання

Факсиміле з латині «fac simile» - зроби подібне. Фактично – це печатка, кліше,  що відтворює власноручний підпис, аналог останнього.

Основною відмінністю факсиміле від власноручного підпису є відсутність можливості стверджувати, що у відповідному документі виражена воля особи, чий підпис відтворено. Відповідно, використання аналога власноручного підпису можливе лише при наявності дієвого механізму встановлення достовірності документа, підписаного з використанням факсиміле.

Стосовно використання факсиміле в цивільно-правових відносинах правова позиція виражена більш яскраво, тоді як про його використання у відносинах, не регламентованих цивільним законодавством, прямо нічого не сказано. При цьому діяти в рамках закону можливо, керуючись принципом «все, що не заборонено – дозволено», не допускаючи розширеного тлумачення правових норм. В даному випадку в нормативно-правових актах частіше за все міститься пряма вказівка на наявність в документі особистого підпису.

Власне, відповідно до ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-числового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів.

Відповідно до п. 2.5. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. N 88, документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

Відповідно до ч. 2 ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати такі обов'язкові реквізити: назву документа (форми); дату і місце складання; назву підприємства, від імені якого складено документ; зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції; посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

На думку Держкомпідприємництва, суб'єкти господарювання мають право використовувати при здійсненні правочинів факсимільні підписи, якщо чинним законодавством не встановлено заборони стосовно використання таких підписів, а також у разі досягнення письмової згоди між сторонами правочину щодо їх застосування (Лист від 12.01.05. № 145).

Відповідно до п. 59 Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. N 1242, факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається. Але ж принцип «заборонено те, що не дозволено» може стосуватись виключно органів влади та їх посадових осіб, а для інших діє принцип «дозволено все, що не заборонено».

Можливість використання факсимільного підпису передбачена:

Пунктом 2.2. Положення про порядок здійснення операцій з чеками в іноземній валюті на території України, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29 грудня 2000 р. N 520, відповідно до якого чек заповнюється як від руки, так і за допомогою технічних засобів. Використання факсиміле дозволяється при підписуванні чеків, що призначені для виплати пенсій (перекази пенсій іноземних держав резидентам України) або в інших випадках, що передбачені законодавством країни чекодавця.

Пунктом в ст. 20 Уніфікованих правил та звичаїв для документальних акредитивів (редакція 1993 р., публікація Міжнародної Торговельної Палати N 500), відповідно до яких документ може бути підписаний шляхом безпосереднього підпису, факсимільного підпису, штампа, символу або іншим механічним чи електронним способом посвідчення, якщо тільки в акредитиві не передбачено інше.

Використання факсимільного підпису  не допускається:

Відповідно до п. 2.2. Положення про порядок здійснення безготівкових розрахунків у національній грошовій одиниці України в особливий період, затвердженого Постановою Правління Національного банку України від 23 грудня 2003 р. N 577, у разі розрахунків платіжними дорученнями платник виписує платіжне доручення не менше ніж у трьох примірниках з використанням технічних засобів або заповнює власноручно кульковою ручкою. Перший примірник платіжного доручення засвідчується підписами відповідальних осіб і відбитком печатки клієнта (крім фізичних осіб, які її не мають). Не дозволяється використовувати факсиміле замість підписів, а також робити на документах будь-які виправлення.

Відповідно до п. 1.9. Інструкції про ведення касових операцій банками в Україні, затвердженої Постановою Правління Національного банку України від 01.06.2011 N 174, грошові чеки дійсні протягом 10 календарних днів з дня їх виписки, не враховуючи день виписки. Дата на чеку зазначається так: дата та рік цифрами, місяць словом. Грошовий чек має містити відбиток печатки та підписи (підпис) уповноважених осіб (особи) клієнта згідно з карткою зразків підписів. Використання факсиміле не допускається.

Відповідно до п. 2.8. Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 21 січня 2004 р. N 22, під час підписування розрахункового документа не дозволяється використання факсиміле, а також виправлення та заповнення розрахункового документа в кілька прийомів.

Відповідно до п. 7.20. Інструкції про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті, затвердженої постановою Правління Національного банку України від 21 січня 2004 р. N 22, банк-емітент може відмовитися від оплати чека, якщо: чек або реєстр чеків заповнено з порушенням вимог цієї глави або є виправлення, замість підпису стоїть факсиміле.

Відповідно до п. 2.1. Положення про порядок виконання банками документів на переказ, примусове списання і арешт коштів в іноземних валютах та банківських металів, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 28 липня 2008 р. N 216, платник для здійснення операції з переказу коштів в іноземній валюті або банківських металів з рахунку подає до уповноваженого банку платіжне доручення в іноземній валюті або банківських металах за довільною формою, яке обов'язково має містити такі реквізити: відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника, які заявлені ним у картці зі зразками підписів та відбитка печатки (для фізичної особи, яка її не має, проставляється лише її підпис).

Відповідно до п. 16 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 01.11.2011 N 1379, усі примірники податкової накладної підписуються особою, уповноваженою платником податку здійснювати постачання товарів/послуг, та скріплюються печаткою такого платника податку - продавця.

Відповідно до п. 48.3. ст. 48 Податкового кодексу України податкова декларація повинна містити такі обов'язкові реквізити: … підписи платника податку - фізичної особи та/або посадових осіб платника податку, визначених цим Кодексом, засвідчені печаткою платника податку (за наявності).

Відповідно до п. 3.3. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 р. N 637, приймання готівки в каси проводиться за прибутковими касовими ордерами, підписаними головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства.

Відповідно до п. 3.4. Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 15 грудня 2004 р. N 637, видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки мають підписувати керівник і головний бухгалтер або працівник підприємства, який на це уповноважений керівником. До видаткових ордерів можуть додаватися заява на видачу готівки, розрахунки тощо.

Відповідно до п. п. 2.13., 2.20-1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України  від 29 липня 1993 р. N 58 усі записи у трудових книжках завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженої ним особи і печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

Висновки

Отже, з аналізу досліджених вище нормативно-правових актів можна зробити висновок, що використання факсиміле можливе на внутрішніх документах, кореспонденції, первинних документах, які не належать до категорії банківських (фінансових), і договорах (актах виконаних робіт (наданих послуг), видаткових накладних, тощо), коли про це сторони заздалегідь домовились.  Для цього керівникові необхідно видати наказ і розробити положення про порядок застосування факсиміле на підприємстві, в якому навести перелік документів, на яких його можна проставляти.

Якщо виходити з практики, факсиміле використовується на всіх внутрішніх документах підприємства та договорах, але питання використання факсимільного підпису повинно бути врегульовано (наказ, інструкція, регламент використання, тощо). З практики: не допускається використання факсиміле на банківських документах та документах первинного бухгалтерського обліку.

З приводу використання факсиміле на фінансових документах, як вбачається з аналізу законодавства, питань не виникає. Для того, щоб вирішити питання можливості  використання факсиміле на документах первинного бухгалтерського обліку, з метою уникнення спорів з податківцями у майбутньому, можна звернутись за індивідуальною податковою консультацією, в порядку ст. 52 ПКУ.


Догори