вул. Олександра Довженка,
буд. 2
, оф. 41, м. Київ, 03057
Україна
+380 (44) 456-08-22

Поетапний порядок реєстрації товариства з обмеженою відповідальністю (ТОВ)



В продовження серії юридично оглядових статей стосовно особливостей оподаткування зміни учасників та припинення суб'єктів господарської діяльності нашими юристами було підготовлено поетапний план реєстрації товариства з обмеженою відповідальністю (надалі по тексту ТОВ).

В статті розглянуті окремі практичні аспекти створення юридичної особи та проблеми, які можуть виникнути під час проведення установчих зборів чи підготовки необхідних документів.

І. Передреєстраційний етап

Найменування. Перед зареєстрацією ТОВ засновники повинні визначитися з окремими питаннями: найменування (назва), місцезнаходження, виконавчий орган, особа керівника (директора, генерального директора), розмір статутного капіталу та ін. Відповідно до п. 1.5 Вимог щодо написання найменування юридичної особи або її відокремленого підрозділу затверджених наказом Міністерства юстиції України 05.03.2012 №368/5, найменування новоствореного товариства не може співпадати із найменуванням іншого товариства. Варто звернути увагу на те, що будь-яка юридична особа має певну організаційно-правову форму: публічне або приватне акціонерне товариство, товариство з обмеженою або додатковою відповідальністю, повне чи командитне товариство, кооператив та ін. Обмеження щодо тотожності найменувань стосуються виключно юридичних осіб із однаковою організаційно-правовою формою. Відтак, якщо вже існує Публічне акціонерне товариство "Струмок", а ви вирішили зареєструвати Товариство з обмеженою відповідальністю "Струмок", такі товариства не будуть вважатися тотожними за найменуванням, оскільки вони мають різну організаційно-правову форму. Перевірити наявність чи відсутність тотожних компаній можна в ЄДРПОУ на сайті Інформаційно-ресурсного центру. Нажаль, відповідна база має певні обмеження за кількістю результатів пошуку, а тому варто скористатися послугами спеціалістів, які допоможуть визначитися із відсутністю чи наявністю зареєстрованого найменування.

При реєстрації варто звернути увагу на написання найменування, що також врегульовано вищезгаданим порядком. У випадку використання в найменуванні спеціальних заборонених символів в реєстрації може бути відмовлено. Окремо варто звернути увагу, що найменування товариства повинно писатися у верхньому регістрі. Відповідна вимога стосується установчих документів (статут, положення, установчий договір та ін.), реєстраційної картки, та, для уникнення непорозумінь із державними реєстраторами, реєстрі учасників, протоколі установчих зборів, довіреностях та інших документах.

Місцезнаходження. З місцезнаходженням товариства пов'язані не стільки реєстраційні процедури, як подальша діяльність товариства. Саме тому радимо не звертатися до компаній, які займаються послугами з надання юридичних адрес. Всі без виключення такі компанії пропонують юридичні адреси, які використовують одночасно від 50-3000 компаній. Значан частина таких адрес увійшли до бази адрес масової реєстрації, яка формується податковими органами. Реєстрація за такою адресою призвде до того, що ваша компанія буде перебувати під пильним наглядом податкових органів, оскільки згідно методичних рекомендацій ДПА (Методичні рекомендації щодо складання плану-графіка проведення планових виїзних перевірок суб'єктів господарювання затверджені наказом ДПА України від 28 березня 2008 р. №201) адреса масової реєстрації є свідченням фіктивності компанії. Наслідком може бути проведення перевірок, з'ясування органами податкової міліції реального місцезнаходження ТОВ, анулювання свідоцтва платника ПДВ, визнання нікчемними господарських операцій таких суб'єктів та ін. Незважаючи на запевнення в реальності таких адрес, після перевірки нашими юристами жодна із запропонований такими компаніями адрес не пройшла перевірку. Навіть у випадку, якщо такі адреси не бути внесені до бази адрес масової реєстрації, виявлялось, що за вказаною адресою була зареєстрована досить значна кількість суб'єктів. Наявність за однією адресою декількох компаній призводить також до ризику вашої участі при проведенні перевірок таких компаній. Як правило, фіктивні адреси використовуються компаніями із сумнівною напівлегальною господарською діяльність.

У відповідності із вимогами ч. 2 ст. 4 ЗУ "Про господарські товариства" місцезнаходження повинно бути зазначено в установчих документах, за виключенням випадків, коли товариство діє на підставі модельного статуту, про що буде сказано далі. Під місцезнаходженням розуміють зазначення індексу, виду вулиці (вулиця, проспект, бульвар, площа і.т.д), власне назви, номеру будинку, частини будинку за наявності (літера, корпус і т.д.), номер офісу, квартири чи кімнати. При зазначені найменування вулиці варто уточнити правильність написання у відповідності до даних адресного бюро. У зв'язку із частою зміною адрес може трапитися, що адреса зазнала змін або повна назва вулиці відрізняється від тієї, яка зазначена в вашому договорі оренди чи свідоцтві про право власності. В залежності від адреси та, як результат, району вам необхіно буде звертатися до державних реєстраторів відповідного району.

Виконавчий орган. Виконавчий орган товариства є органом який здійснює управління поточною господарською діяльністю товариства. Відповідний орган може бути колегіальним або одноособовим. Відповідно до ч. 1 ст 62 ЗУ "Про господарські товариства" для ТОВ законодавець визначив лише конкретні виконавчі органи: дирекція або директор. Незважаючи на відсутність заборони щодо створення інших органів (правління, рада директорів, президент та ін.) задля уникненні складнощів із державною реєстрацією бажано визначити виконавчий орган у відповідність з ч. 1 ст. 62 "Про господарські товариства", тобто дирекція, на чолі з генеральним директором, або директор. Якщо ви плануєте створити колегіальний орган, то в подальшому необхідно буде визначити осіб, які будуть до нього входити. Частою помилкою є створення колегіального органу з однією особою. Таким чином, можна створити проблеми не лише в частині вчинення реєстраційних дій, але й зробити спірними будь-які рішення прийняті такою особою. При цьому, негативні наслідки можуть бути як цивільного характеру, так і податкового.

Особа керівника. Визначення особи керівника є не просто формальністю. Починаючи із 01 вересня 2014 року набирають чинності положення ЗУ "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо виконання Плану дій щодо лібералізації Європейським Союзом візового режиму для України стосовно відповідальності юридичних осіб". Відповідним Законом запроваджується субсидіарна кримінальна відповідальність юридичної особи за злочини, які вчиняються її посадовими особами, зокрема керівником. Серед визначеного переліку злочинів можна зустріти підкуп службової особи юридичної особи приватного права незалежно від організаційно-правової форми, підкуп особи, яка надає публічні послуги, пропозиція або надання неправомірної вигоди службовій особі (ст. ст. 368-3, 368-4, 369 КК України).

Нажаль, чинним законодавством не передбачено необхідність подання документа, який підтверджує згоду особи на призначення її керівником. Попри таку відсутність, вважаємо за необхідне визначити в протоколі установчих зборів серед присутніх також особу, яку планується призначатися керівником. Окрім зазначення такої особи варто також отримати її підпис, яким підтверджується ознайомлення із протоколом. Якщо для надання послуг із реєстрації ТОВ ви плануєте звернутися до сторонніх компаній, переконайтесь, що документація з кадрового оформлення керівника буде підготовлена у відповідністю із вимогами законодавства. Досить частою помилкою є підготовка наказу про приступання до роботи. Звертаємо увагу, що наказом Держкомстату України від 5 грудня 2008 р. №489 затверджена типова форма наказу про прийняття на роботу. Тому, не варто довіряти юристам чи іншим особам, які пропонують підготувати накази в довільній формі.

Окремо варто зупинитися на національній належності керівника. У випадку якщо керівником новоствореного підприємства є іноземець, товариство повинно отримати дозвіл на працевлаштування такого іноземця. Отримання дозволу можливе вже після реєстрації ТОВ, а тому першим керівником варто призначити особу, яка є громадянином України. У випадку недотримання такого порядку товариство змушене буде сплатити штрафні санкції в розмірі 22 940 грн. (станом на 2013 рік).

Розмір статутного капіталу. В сучасних умова статутний капітал є скоріше не показником платоспроможності суб'єкта, а досить дієвим інструментом фінансування товариства на етапі його розвитку. З урахуванням положень п. 13 ч. 1 ст. 136 Податкового кодексу України кошти внесені в якості формування, поповнення чи збільшення статутного капіталу не включаються до складу доходу. У зв'язку із цим, при визначенні розміру статутного капіталу ТОВ варто провести оцінку всіх витрат, які можуть виникнути протягом першого року діяльності та закласти відповідну суму відразу в статуті. Однією із перших витрат є заробітна плата керівника. Досить поширеною є точка зору, що новостворені товариства, у випадку відсутності діяльності, можуть не нараховувати та не сплачувати заробітну плату. Звертаємо увагу, що норми Податкового кодексу України не встановлюють таку пільгу. Навіть якщо податкові органи не застосовують штрафні санкції за несплату податків та зборів, вони завжди матимуть право провести перевірку та здійснити донарахування протягом останніх 1095 дні. Саме тому нарахування та виплата заробітної плати є необхідною умовою дотримання податкової дисципліни, інша справа податкова оптимізація таких податків та зборів.

Визначивши розмір статутного капіталу учасники можуть вносити відповідну суму по мірі необхідності протягом року. Незважаючи на те, що закон обмежує строк (один рік) протягом якого статутний капітал повинен бути сформований, наслідки неформування статутного капіталу можуть проявлятися у вигляді нелегітимності загальних зборів, а точніше, недійсності голосу учасника, який не вніс свою частку. Попри це, навіть після спливу одного року, учасник має право внести свою частку.

Ще однією помилкою, яку часто допускають при визначені розміру часток кожного учасника є рівний поділ часток між двома учасниками. Відповідно до ч. 1 ст. 60 ЗУ "Про господарські товариства" загальні збори учасників вважаються повноважними, якщо на них присутні учасники (представники учасників), що володіють у сукупності більш як 60 відсотками голосів. Отже, при рівному поділі кожний із учасників може блокувати прийняття рішення або блокувати проведення загальних зборів в цілому. Нажаль, законодавство не передбачає можливість визначити інший розмір кворуму для легітимності загальних зборів. Відсутність кворуму породжує проблему як на етапі діяльності товариства, так і на етапі виходу будь-якого учасника чи припинення діяльності. Саме тому оптимальним є створення ТОВ із одним учасником або у кількості три і більше.

ІІ. Підготовка документів

Наступним етапом в реєстрації товариства з обмеженою відповідальністю є підготовка пакету документів, які передбачені ЗУ "Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб - підприємців". Відповідно до ч. 1 ст. 24 відповідного Закону для проведення державної реєстрації юридичної особи засновник (засновники) або уповноважена ними особа повинні надати:

  • заповнену реєстраційну картку на проведення державної реєстрації юридичної особи;
  • примірник оригіналу (ксерокопію, нотаріально засвідчену копію) рішення засновників або уповноваженого ними органу про створення юридичної особи у випадках, передбачених законом;
  • два примірники установчих документів (у разі подання електронних документів - один примірник);
  • документ, що засвідчує внесення реєстраційного збору за проведення державної реєстрації юридичної особи. У разі подання електронних документів для проведення державної реєстрації юридичної особи підтвердженням внесення плати за проведення державної реєстрації юридичної особи є примірник електронного розрахункового документа, засвідченого електронним цифровим підписом;
  • інформацію з документами, що підтверджують структуру власності засновників - юридичних осіб, яка дає змогу встановити фізичних осіб - власників істотної участі цих юридичних осіб.

Враховуючи негативну практику державних реєстраторів в частині вимагання додаткових документів та вимог до них, варто зупинитися на кожному пункті переліку окремо.

Реєстраційна картка. Реєстраційна картка являє собою форму №1 затверджуну наказом Міністерства юстиції України від 14.10.2011 №3178/5 (на момент написання статті). Актуальні реєстраційні картки завжди можна завантажити на сайті Реєстраційної служби України. Всі дані в реєстраційну картку необхідно вносити в верхньому регістрі. Власне такий регістр підтримує автоматизована система реєстраційної служби. Реєстраційна карта повинна бути підписана особою, яка призначена керівником, або особою, яка уповноважена засновниками на здійснення реєстраційних дій.

Довіреність. Для подання реєстраційної картки уповноваженою особою така особа повинна мати достатній обсяг повноважень. У випадку якщо засновниками виступають юридичні особи, повноваження представника підтверджується довіреністю в простій письмовій формі, тоді як довіреність видана фізичною особою повинна бути засвідчена нотаріально. Створити довіреність завжди можна за допомогою спеціалізованих сервісів. Довіреність повинна містити перелік суб'єктів, звернення до яких є необхідним при реєстрації ТОВ. Як приклад, довіреність може містити наступний перелік суб'єктів:

в відділах державної реєстрації юридичних осіб та фізичних осіб підприємців, зокрема перед державними реєстраторами, в Державній реєстраційній службі України, реєстраційних службах територіальних управлінь юстиції та підприємствах, що входять до сфери управління Державної реєстраційної служби України, в Міністерстві доходів та зборів України та його територіальних  органах, в Державній податковій службі України, її територіальних органах, зокрема в податкових інспекціях, в Державній службі статистики України та її територіальних органах, органах нотаріату та перед державними чи приватними нотаріусами, в Пенсійному фонді України та його територіальних органах, перед суб'єктами, які здійснюють діяльність штемпельно-граверних майстерень, в центральному засвідчувальному органі, в центрах сертифікації ключів та засвідчувальних центрах органів виконавчої влади або інших державних органів, в органах уповноважених на здійснення державної реєстрації іноземних інвестицій, в державних архівах.

Рішення засновників про створення юридичної особи. Під відповідним рішенням розуміється протокол загальних зборів. Можливо також укладення установчого договору, який містить зобов'язання кожного учасника в процесі створення товариства. В протоколі необхідно вирішити наступні питання: створення товариства, визначення найменування, визначення місцезнаходження, структура органів управління, призначення керівника із зазначенням дати, коли останній приступає до виконання своїх обов'язків, розмір статутного капіталу із зазначенням частки кожного учасника, визначення дати формування статутного капіталу, затвердження статуту або застосування модельного статуту, визначення видів діяльності, визначення осіб уповноважених на представництво інтересів під час вчинення реєстраційних дій та підписання реєстраційної картки.

Сам протокол варто сформувати у вигляді прошитого документу, який скріплюється підписом голови загальних зборів із зазначенням дати формування та кількості аркушів. У випадку якщо кількість аркушів становить не більше 2-х протокол можна викласти на одному аркуші із двостороннім друком. В протоколі повинно зазначатися про обрання голови загальних зборів та секретаря. Реквізитами протоколу є номер, дата та місце проведення загальних зборів. Окрім голови та всіх учасників протокол доцільно також підписати новообраним керівником. Аналогічно реєстраційній картці в протоколі також варто зазначати найменування товариства в верхньому регістрі. При визначені учасників та керівника варто зазначити реєстраційний код облікової картки платника податків, дату народження, паспортні дані та місце проживання таких осіб.

У випадку якщо засновниками товариства є юридичні особи в протоколі також необхідно зазначити реквізити документа (довіреності) на підставі якого вони здійснюють представництво таких осіб.

Досить часто державні реєстратори вимагають також реєстр учасників загальних зборів. Незважаючи на те, що відповідний документ є обов'язковим виключно при проведенні загальних зборів в акціонерних товариствах, відсутність останнього може призвести до незаконної відмови у реєстрації юридичної особи.

Два примірники установчих документів. Відповідна вимога є дещо умовна, оскільки товариство може діяти на підставі модельного статуту, який затверджується Кабінетом міністрів України (Постанова КМУ "Про затвердження модельного статуту товариства з обмеженою відповідальністю" від 16 листопада 2011 р. №1182) або статуту затвердженого учасниками. Зупинимося на обох варіантах більш детально.

Із переходом України від реєстраційної до явочної моделі легалізації юридичних осіб було здійснено спрощення вимог до статуту товариства з обмеженою відповідальністю. Попри, на перший погляд, спрощення, відповідна модель має суттєві недоліки. Діючи на підставі модельного статуту товариство прив'язує себе до волі державного органу в особі Кабінету міністрів України. Будь-які зміни, які будуть внесені до Модельного статуту автоматично стають обов'язковими для всіх ТОВ, які діють на підставі модельного стутуту. Пропонований модельний статут є недосконалим з точку зору юридичної техніки. Використання Модельного статуту може призвести до таких проблем як: відсутність детальної процедури управління товариством, механізмів внесення внесків та вкладів, виникнення корпоративних конфліктів, виходу учасників, припинення товариства та ін. Статут товариства є основоположним документом, який визначає порядок діяльності товариства, саме тому необхідно якомога серйозніше відноситися до його створення. Проекти статутів, які пропонують юридичні компанії в якості бонусу при наданні послуг зі створення підприємств, зазвичай такої ж низької якості, які і документи представлені в мережі інтернет. Відповідні статути придатні лише для створення товариства, за умови, що вони відповідають вимогам законодавства, проте абсолютно непридатні для регулювання організаційно-господарських та корпоративних відносин між учасниками.

Окрім низької юридичної техніки модельний статут має ще один недолік. У відносинах із державними органами досить часто серед переліку необхідних документів визначено статут. Звертаємо увагу, що не всі нормативно-правові документи зазнали змін із впровадженням модельного статуту. Таким чином, часто органам необхідно надати статут в друкованому вигляді, що неможливо при здійсненні діяльності на підставі модельного статуту.

Новелою законодавства стало також скасування вимоги до нотаріального посвідчення підписів учасників на статуті. Проте, з незрозумілих причин, державні реєстратори не ставлять державну печатку на статутах, в яких підписи засновників не завірені нотаріусом.

Документ, що засвідчує внесення реєстраційного збору. Реєстраційний збір є обов'язковою умовою проведення реєстрації юридичної особи. Розмір реєстраційного збору становить 170 грн. (станом на 2013 рік). Реквізити для сплати збору можна дізнатися в державного реєстратора.

Інформація з документами, що підтверджують структуру власності засновників. Відповідна вимога була введена у зв'язку із прийняттям низки законів про боротьбу з корупцією, фінансовий моніторинг та боротьбу із легалізацією та відмиванням доходів отриманих злочинним шляхом. До таких документів відносяться: витяги з ЄДРПОУ, у випадку, якщо така юридична особа є резидентом, виписка з судового, торгового або іншого реєстру країни резиденства, якщо юридична особа є нерезидентом. При поданні документів необхідно надати документи до встановлення останньої фізичної особи, яка є власником юридичної особи. Відповідні документи необхідно подавати в оригіналі, а у випадку якщо засновники є нерезидентами - належним чином легалізованими з перекладом на українську мову (російську, якщо засновники належать до країн СНД).


Догори