ул. Александра Довженка,
дом 2
, оф. 41, г. Киев, 03057
Украина
+380 (44) 456-08-22

Хранение и уничтожение первичных и финансовых документов



Обов'язок зберігати документи протягом визначеного строку закріплено законодавчо.Так, у ч. 7 ст. 9 Закону про бухоблік, зокрема, зазначено, що підприємство повинне забезпечувати належне зберігання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку протягом установленого строку.

Також про необхідність зберігання документів ідеться в п. 44.3 ПКУ, відповідно до якогоплатники податків зобов'язані забезпечити зберігання документів не менше 1095 днів із дня подання податкової звітності, для складання якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання — з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності. Наприклад, декларація подається протягом 20 календарних днів, наступних за останнім днем звітного (податкового) місяця ( п.п. 49.18.1 ПКУ ). Декларації за травень 2014 року подаються не пізніше 20 червня 2014 року. Отже, для цього випадку при неподанні декларації строк у 1095 днів повинен відлічуватися з 21 червня 2014 року.

У разі ліквідації платника податків документи за період діяльності платника податків не менше 1095 днів, що передують даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

У переліку обов'язків платника податків, який міститься у ПКУ, зазначено, що він, зокрема, зобов'язаний забезпечувати зберігання документів, пов'язаних з виконанням податкового обов'язку, протягом установлених строків, тобто протягом 1095 календарних днів ( п.п. 16.1.12 ПКУ).

Що стосується зберігання документів, які свідчать про факти нарахування та сплати утримуваних до 01.01.11 р. внесків до соцфондів (до ПФУ, ФТВП, ФБ та ФНВ), та щодо утримуваного з 01.01.11 р. ЄВС, то слід мати на увазі, що строки зберігання таких первинних документів насамперед залежать від проведення перевірок.

За пенсійними внесками ПФУ може перевірити за весь період із моменту проведення попередньої перевірки. ФТВП також має право здійснити перевірку за попередні роки, а в разі виявлення порушень або зловживань — за більш ранні періоди. ФБ має право перевірити за будь-який рік без застосування строку давності. ФНВ у загальному випадку може перевірити за весь період з моменту проведення попередньої перевірки.

Що стосується ЄВС, який справляється сьогодні, то згідно з ч. 16 ст. 25 Закону про ЄВС строк давності щодо нарахування, застосування та стягнення сум недоїмки, штрафів та нарахованої пені не застосовується. Про це свідчить і лист ПФУ від 31.01.12 р. № 2153/03-20.

Крім того, згідно з ч. 3 ст. 8 Закону про бухоблік власник або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством, несе відповідальність, зокрема, за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів та звітності протягом установленого строку, але не менше трьох років. Відразу треба зауважити, що строк у 3 роки застосовується не до всіх документів. Строки зберігання документів систематизовано в Переліку типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.12 р. № 578/5 , який почав діяти з 01.01.13 р.

Порядок зберігання та знищення документів, що створюються під час діяльності юросіб усіх форм власності, визначають Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджені наказом Держкомархіву від 16.03.01 р. № 16.

Згідно з п.п. 4.2.1 Правил роботи архівних підрозділів установи незалежно від форм власності зобов'язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до одного з держархівів, у зоні комплектування якого вони знаходяться, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до НАФ.

Ця процедура проводиться експертними та експертно-перевірними комісіями за участі власника документів або уповноваженої ним особи. Порядок утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів , а також Порядок віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання, затверджені постановою КМУ від 08.08.07 р. № 1004.

Завданням експертної комісії юрособи є організація та проведення експертизи цінності документів, що створилися в діловодстві юрособи. Експертна комісія юрособи приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради) проектів таких документів: опису справ постійного зберігання, внесених до НАФ, опису справ з особового складу, номенклатури справ, інструкції з діловодства, положення про службу діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії, анотовані переліки унікальних документів НАФ, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, акти про вилучення документів із НАФ.

Організації, в діяльності яких утворюються документи НАФ повного та вибіркового прийому (державні та комунальні організації), передають документи НАФ на постійне зберігання до державних архівів або архівних відділів міських рад в обов'язковому порядку. Інші організації передають документи на підставі угод між власником документів та відповідною архівною установою.

У процесі діяльності підприємств здебільшого не створюються документи НАФ.

Документи, які не становлять цінності для НАФ, можна знищувати тільки після спливу строку їх зберігання.

Заборонено знищувати документи без попереднього проведення експертизи їх цінності.

Слід мати на увазі, що обчислення строків зберігання документів здійснюється з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2014 році, починається з 1 січня 2015 року. Строки зберігання документів, визначені в Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження строків зберігання документів допускається у випадках, якщо ця вимога викликана специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Згідно з п.п. 4.5.1 Правил роботи архівних підрозділів експертиза цінності документів здійснюється щорічно працівниками служби діловодства установи разом з експертною комісією під методичним керівництвом архіву установи.

Згідно з Перелікоморганізації, в діяльності яких не утворюються документи НАФ, складають акти про вилучення для знищення документів після підготовки описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу.

Акти одночасно з описами справ подаються на 1)розгляд експертній комісії підприємства, після чого схвалені акти про вилучення для знищення разом з описами справ з особового складу подаються на2) погодження експертно-перевіряючій комісії відповідного держархіву.

Знищення документів здійснюється після3) затвердження акта керівником підприємства, якщо практична потреба в них відпала та строки їх зберігання закінчилися.

Форму акта про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, наведено в додатку 7 до Правил роботи архівних підрозділів.

Справи, відібрані для знищення, передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, в яких указується вага паперової макулатури, переданої для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вкладаються у справу архівного фонду організації та зберігаються в архіві організації.

При незначному обсязі документів, виділених до знищення, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться відповідна відмітка. Щоб визначити, чи є обсяг незначним, підприємства можуть звернутися до підприємств із заготівлі вторсировини. Ці підприємства проводять експертизу кількості документів та надають висновок про те, що їх обсяг незначний. Якщо підприємство отримає позитивний висновок, то може провести знищення самостійно.

Нюанси зберігання документів

1. Скільки зберігати документи, якщо податкових перевірок не було?

Насамперед варто звернути увагу на примітку, наведену в графі 5 Переліку. Документи з нетривалим строком зберігання можна знищувати тільки за умови завершення податковими органами перевірки з питань дотримання податкового законодавства (наприклад, облікові регістри, податкові накладні, майнові доручення). При виникненні спорів, розбіжностей, слідчих та судових справ такі документи повинні зберігатися до прийняття остаточного рішення.

Згідно з п. 44.4 ПКУ, якщо документи, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, то вони повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів. Тобто для таких документів мінімальний строк зберігання становить 3 роки (1095 днів), знищити їх можна тільки після закінчення цього строку за умови закінчення перевірки або закінчення процедури оскарження чи судового розгляду.

Проте судячи з усього, навіть якщо за 3 роки підприємство не перевірили, то, незважаючи на це, є право позбутися старих документів. Такий висновок можна зробити, проаналізувавши п. 102.1 ПКУ. Так, контролюючий орган у загальному випадку має право самостійно визначити суму грошових зобов'язань платника податків у випадках, визначених ПКУ, не пізніше закінчення 1095 дня, наступного за останнім днем граничного строку подання податкової декларації та/або граничного строку сплати грошових зобов'язань, нарахованих контролюючим органом, а якщо така податкова декларація була подана пізніше, — за днем її фактичного подання. Якщо протягом зазначеного строку контролюючий орган не визначає суму грошових зобов'язань, платник податків вважається вільним від такого грошового зобов'язання, а спір стосовно такої декларації та/або податкового повідомлення не підлягає розгляду в адміністративному або судовому порядку. Тому недоцільно зберігати документи, які вже не зможуть стати підставою для нарахування зобов'язань ані самим платником податків, ані податковим органом. Але якщо закінчення строку в 1095 днів раптом збіжиться з періодом перевірки підприємства, то в такому разі доведеться дочекатися закінчення перевірки, як того вимагає п. 44.4 ПКУ.

Що стосується документів, пов'язаних з обчисленням та сплатою внесків до соцфондів та ЄВС, то їх доцільніше зберігати за всі періоди, за які не проводилася перевірка ( лист ПФУ від 31.01.12 р. № 2153/03-20).

Варто пам’ятати, що деякі документи необхідно зберігати до ліквідації підприємства (наприклад, річну фінансову звітність, документи про переоцінку основних засобів, колективні договори).

Відповідальність за порушення порядку зберігання та знищення документів

Насамперед про відповідальність за порушення у сфері зберігання документів згадується в п. 121.1 ПКУ. Крім ПКУ, про порушення у сфері зберігання документів та відповідальність за такі порушення йдеться, зокрема, у ККУ та КпАП.

Крім того, майте на увазі, що згідно з п. 112.1 ПКУ притягнення до фінансової відповідальності платників податків за порушення законів з питань оподаткування, іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, не звільняє їх посадових осіб за наявності відповідних підстав від притягнення до адміністративної або кримінальної відповідальності. Аналізуючи практичну реалізацію цієї норми, можна дійти висновку: якщо вас притягнули до відповідальності за ст. 121.1 ПКУ і ви сплатили штраф у розмірі 510 грн., це вас не звільняє від відповідальності згідно з ККУ, КпАП.

У таблиці, що наведена нижче, систематизовано найбільш поширені порушення, пов'язані зі зберіганням документів, та відповідальність за них.

Порушення Відповідальність Чим передбачена Хто компетентний застосувати санкцію
Незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення та сплати податків і зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів або їх копій при здійсненні податкового контролю Штраф у розмірі 510 грн. Ч. 1 п. 121.1 ПКУ Податкові органи
Повторне порушення протягом року Штраф у розмірі 1020 грн. Ч. 2 п. 121.1 ПКУ
Умисне знищення, пошкодження або приховування, вчинене з корисливих мотивів чи в інших особистих інтересах Штраф до 850 грн. або обмеження волі на строк до 3 років Ч. 1 ст. 357 ККУ Суди
Ті самі дії, що спричинили порушення роботи підприємства, установи чи організації, або вчинені щодо особливо важливих документів Штраф до 1190 грн. або обмеження волі строком до 3 років, або позбавлення волі на той самий строк Ч. 2 ст. 357 ККУ
Недбале зберігання, псування, незаконне знищення, приховування, незаконна передача іншій особі архівних документів, порушення порядку щодо доступу до зазначених документів, а також неповідомлення державної архівної установи про наявні архівні документи в разі виникнення загрози знищення або значного погіршення їх стану Попередження або накладення штрафу на громадян від 51 до 119 грн. Ч. 1 ст. 921 КпАП Суди (ст. 221 КпАП)
Попередження або накладення штрафу на посадових осіб — від 85 до 170 грн.
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з порушень, передбачених ч. 1 ст. 921 КпАП Штраф на громадян від 119 до 340 грн. Ч. 2 ст. 921 КпАП
Штраф на посадових осіб — від 170 до 680 грн.
Відсутність бухгалтерського обліку або ведення його з порушенням установленого порядку Штраф від 136 до 255 грн. Ч. 1 ст. 1642 КпАП Органи державної контрольно-ревізійної служби (ст. 2341 КпАП)
Ті самі дії, вчинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за одне з правопорушень, зазначених в ч. 1 ст. 1642 КпАП Штраф від 170 до 340 грн. Ч. 2 ст. 1642 КпАП
Порушення керівниками та іншими посадовими особами підприємств, установ, організацій установленого законом порядку ведення податкового обліку Штраф у розмірі від 85 до 170 грн. Ч. 1 ст. 1631 КпАП Органи ДПС складають протокол про адміністративне правопорушення (п. 1 ст. 255 КпАП), а суд виносить рішення (ст. 211 КпАП)
Дії, передбачені ч.1 ст. 1631 КпАП, учинені особою, яку протягом року було піддано адміністративному стягненню за те саме порушення Штраф у розмірі від 170 до 255 грн. Ч. 2 ст. 1631 КпАП
Незабезпечення належного стану первинного обліку Штраф на посадових осіб — від 170 до 255 грн. Ч. 1 ст. 1863 КпАП Органи держстатистики (ст. 2443 КпАП ). Органи внутрішніх справ ( п. 1 ст. 255 КпАП)
Дії, передбачені ч. 1 ст. 1863 КпАП, учинені повторно протягом року після накладення адміністративного стягнення Штраф на посадових осіб — від 255 до 425 грн. Ч. 2 ст. 1863 КпАП

Деякі фахівці вважають, що в разі умисного знищення, псування приховування документів та в інших випадках, коли можна запідозрити наявність наміру, існує ймовірність притягнення до відповідальності за ст. 364, 365 і 367 ККУ — як перевищення, зловживання владою або службовими повноваженнями, чи халатність. На наш погляд, відповідальність за цими нормами застосовна у сфері зберігання документів залежно від того, до чого призведе умисне знищення, псування та приховування документів.


Вверх